Die ICAO Codes dienen zur eindeutigen Identifizierung von Flugplätzen und Heliports einerseits und Fluglinien andererseits.
Die ICAO Codes werden in erster Linie von Flugverkehrskontrollen und zum Planen der Flugroute benutzt und sind nicht zu verwechseln mit den aus nur drei Buchstaben bestehenden IATA-Codes für Flughäfen, mit denen Privatpersonen sehr viel häufiger konfrontiert werden, weil sie auf Reservierungen, Tickets, Zeittafeln am Flughafen, etc. benutzt werden.
ICAO Codes für Flugplätze und Heliports bestehen aus einer eindeutigen Kombination aus vier lateinischen Buchstaben. Der erste Buchstabe gibt die Region/den Kontinent, bzw. in manchen Fällen das Land an, in dem sich der Flugplatz befindet. Der zweite Buchstabe bezeichnet meist das Land (z.B. ED=Deutschland, LO=Österreich, LS=Schweiz).
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Die beiden letzten Zeichen dienen zur Zuordnung der Flughäfen innerhalb der jeweiligen Länder. Deren Bedeutungen sind je nach Land unterschiedlich geregelt. In Österreich zum Beispiel gibt der dritte Buchstaben bei kleinen, nicht internationalen Flüghäfen, sowie Heliports den Flughafen an, der für den Such- und Rettungsdienst zuständig ist. Ist der dritte Buchstabe ein G ist der Flughafen Graz/Thalerhof zuständig, oder ein K ist Klagenfurt zuständig usw. Handelt es sich bei dem Flughafen um einen Internationalen Flughafen, wird dies durch ein W gekennzeichnet. Bei reinen Militärflughäfen wird ein X angegeben. Der vierte Buchstabe ist meist identisch mit dem Anfangsbuchstaben des geogr. Ortes, dem der Flugplatz zugeordnet ist, allerdings mit einigen Ausnahmen. Beispiele:
Auch für Fluggesellschaften gibt des eine Codierung von Seiten der ICAO. Sie besteht aus drei Buchstaben (z.B. DLH für die Deutsche Lufthansa, AUA für Austrian Airlines oder SWR für Swiss International Airlines). Sie beruhen jedoch nicht auf einem System wie bei der Codierung der Flugplätze. Ähnlich wie bei den Flugplätzen sind den Fluggästen die aus zwei Buchstaben oder Zahlen bestehenden IATA - Codes (z.B. LH für die Deutsche Lufthansa, OS für Austrian Airlines und LX für Swiss International Airlines) geläufiger. Manche Gesellschaften benutzen jedoch ihren ICAO 3-Letter-Code, sei es weil sie keinen IATA - Code haben oder aus Marketinggründen. So nutzt zum Beispiel die Fluggesellschaft Hamburg International vorrangig ihren prägnanten ICAO - Code HHI an Stelle des IATA - Codes 4R.